Wie siehts in ihrer Kita oder Kindertagespflege mit dem Datenschutz aus?

Alle personenbezogenen Daten in ihrer Kita oder Kindertagespflege unterliegen dem Datenschutz. Zu den personenbezogenen Daten zählen alle Daten, welche eine Person beschreiben oder Aussagen zu dieser Person machen. In ihrer Kita oder Kindertagespflege werden neben Kundendaten, Mitarbeiterdaten und Lieferantendaten auch Vernetzungsdaten gespeichert. Kundendaten beziehen sich auf die zu betreuenden Kinder und deren Eltern. In dieser Kategorie speichern Sie beispielsweise Adressen, Telefonnummern und Bankverbindungen, aber auch Informationen zu Sorgerechtsregelungen und allgemeine Informationen zu den Eltern und den Kindern. Alle Daten ihrer Mitarbeiter, die Sie für die Personalverwaltung benötigen, unterliegen ebenfalls dem Datenschutz. Auch die zu den Lieferanten gespeicherten Daten, wie Bestelllisten, Rechnungen, Kontoauszüge und Kontonummern müssen datenschutzrechtlich behandelt werden.

Auch Vernetzungsdaten sind wichtig

Gespräche und Informationen mit so genannten Vernetzungspartnern werden auch in ihrer Kindertageseinrichtung festgehalten. Hierzu zählen z. b. Informationen des Allgemeinen Sozialen Dienstes (ASD) über eine mögliche Gefährdung des Kindeswohls in der Familie oder die Nachricht der Lehrerin, die den plötzlichen Leistungsabfall des Kindes mit der anstehenden Scheidung der Eltern begründet. Am besten Sie teilen für den Datenschutz die Daten in Kategorien ein. Unabhängig davon sollten Sie mit allen Daten sensibel und behutsam umgehen und nur Daten speichern, welche Sie wirklich benötigen. Organisieren Sie Ihre Ablage so, dass Sie einen Missbrauch der Daten verhindern und sich positiv auf ihren Datenschutz auswirken. Vernichten Sie personenbezogenen Daten, sobald Sie dem Zweck nicht mehr dienen, für den Sie sie erhoben haben.

Kategorie 1 – nicht besonders schützenswerte Daten ihrer Kindertageseinrichtung

Daten der Kategorie 1 können frei zugänglich sein. In diese Kategorie fallen u.a. Bestelllisten aller Art, in die die Eltern sich freiwillig eintragen, etwa für Fotos oder Bastelmaterial, jegliche Unterschriftslisten, mit denen die Eltern ihre Bereitschaft bekunden, z. b. dass ihr Kind am Ausflug teilnimmt, dass sie etwas zum gemeinsamen Frühstück beisteuern oder dass sie beim Basar mithelfen und Mitgliedsverzeichnisse, z. b. des Vorstands oder des Elternbeirats.

Kategorie 2 – Daten, zu deren Erhebung und Weitergabe Sie das Einverständnis brauchen

Hierzu zählen persönliche Daten der Kinder, Eltern und ihres Personals, Adressdaten, Telefonnummern, Informationen zum Familienstand, Aussagen über die berufliche Tätigkeit, die Konfession, Aussagen über Gesundheitszustand und Allergien und die Zugehörigkeit zur Krankenkasse.

Kategorie 3 – besonders schützenswerte Daten in ihrer Kindertagespflege und Kindertageseinrichtung

In diese Kategorie gehören Auskünfte über Einkommen, Daten von Sozialleistungen, Bankverbindung, Auskünfte über Familienmitglieder und Informationen über innerfamiliäre Verhältnisse, Interna über personelle Angelegenheiten in der Kita, wie Abmahnungen oder Kündigungen von Mitarbeitern, Mitschriften von Mitarbeitergesprächen und Aufzeichnungen, Dokumente oder Protokolle über kindliche Entwicklungs- oder Verhaltensauffälligkeiten. Daten dieser Kategorie sollten Sie am besten immer unter Verschluss halten.